Organize e Automatize o Controle de Achados e Perdidos
Sistematize e registre o controle de itens achados ou perdidos nas dependências da sua instituição diretamente no Módulo Educacional do TOTVS RM. Gerencie o ciclo de vida dos itens reportados, registre movimentações e automatize a comunicação com os proprietários.
- Desenvolvimento utilizando metadados e recursos nativos.
- Controle rigoroso do ciclo de vida: Perdido, Achado e Devolvido.
- Notificações automáticas por e-mail.
O Problema
Muitas instituições enfrentam barreiras que impedem a fluidez operacional ao lidar com ocorrências físicas diárias. É comum observarmos problemas como:
Gestão Descentralizada
Falta de um controle unificado de itens perdidos de alunos, colaboradores e visitantes.
Dependência de Planilhas
Uso crítico de planilhas de Excel paralelas e total falta de aderência do sistema ERP principal.
Comunicação Ineficiente
Extrema dificuldade na hora de contatar e notificar os donos dos objetos encontrados.
A Solução Customizada
O projeto atua nativamente dentro do TOTVS Educacional, localizado na aba Currículo e Oferta. A customização no TOTVS RM envolve a adaptação às regras de negócio utilizando recursos nativos para estender funcionalidades sem comprometer a integridade da plataforma. O sistema suporta o registro de pessoas associadas ao item (quem achou ou perdeu) mesmo que não sejam alunos ou usuários formalmente cadastrados, utilizando preenchimento de texto livre para visitantes.
Status Guiado por Movimentos
O status do item (Perdido, Achado, Devolvido) não é de livre edição, sendo obrigatoriamente definido pelo histórico de movimentos para garantir total confiabilidade.
Análise Estratégica
Acompanhamento fácil através de Cubos gerenciais desenvolvidos para medir a quantidade de registros por status em tempo real.
Pesquisa Rápida
Localize qualquer item em segundos. O sistema oferece filtros práticos por descrição, data, local ou status, agilizando o controle e a devolução do objeto ao verdadeiro dono.
Segurança nas Atualizações
Customização organizada, documentada e construída com boas práticas TOTVS, garantindo que a customização não quebre em futuras atualizações.
Na Prática
Registro
O operador acessa a tela principal, clica em Novo registro, insere os dados do objeto (com opção de anexo de foto/etiqueta) e define o tipo como "Perdido" ou "Achado".
Atualização de Localização
Quando um objeto é localizado, o operador acessa o item e cria uma nova movimentação alterando o status para "Achado", refletindo a situação real.
Notificação do Dono
Na aba de notificação, o operador insere o e-mail do dono e seleciona uma mensagem pré-cadastrada. O sistema dispara a mensagem automaticamente ao salvar.
Encerramento e Devolução
O proprietário retira o item e o operador cria o último movimento do tipo "Devolvido", definindo o status final e sinalizando que a busca foi concluída.